Aufzeichnung von Telefongesprächen via Sipgate
Um die Aufzeichnungspflicht für Beratungsgespräche umzusetzen, bedarf es meist einer Umstellung der Telefonie.
Neben der Möglichkeit, kostenfrei unser FinanceScreen und somit die Telefonie über die FinanceCloud / FinanceApp zu verwenden, empfehlen wir Ihnen außerdem, die Verwendung von Sipgate Team.
Bei Sipgate handelt es sich um einen VoIP Telefonanlagenanbieter (Was ist VoIP?), welcher die Möglichkeit bietet, ohne großen Aufwand und ohne hohe Investitionskosten, Telefongespräche aufzuzeichnen.
- 30 Tage kostenlos testen.
- Keine hohen Investitionskosten, da keine neue Telefonanlage gekauft werden muss.
- Möglichkeit der Buchung einer oder mehrerer neuer Rufnummern, Mitnahme einer oder aller bisherigen Rufnummern (Rufnummerportierung).
- Freie Engerätewahl – Einbindung von Tischtelefonen, Mobilgeräten (Smartphones), Fritz.Boxen (mit angeschlossenen DECT-Telefonen) und Softphone-Lösungen möglich.
- Einfacher Start & Beendigung der Aufzeichnung durch Tastendruck am Telefon (*6).
- Automatische Übertragung der aufgezeichneten Gespräche von Sipgate ins Maklerservicecenter 1 (bei eingerichteter Schnittstelle).
- Klare Kostenstruktur durch Grundpreis, Flatrates und optional buchbare Pakete (monatlich kündbar).
- Einfache Einrichtung und Verwaltung der Telefonanlage im Browser.
- Keine Begrenzung der Dauer der Aufnahme des Gesprächs.
- Support sowohl von Sipgate als auch von FondsKonzept bei Problemen.
1 Die automatische Zuordnung der Gesprächsdateien erfolgt anhand der Rufnummer des Anrufenden / Angerufenen.
Stimmt die Rufnummer mit der Nummer in den Kundendaten im MSC überein, kann das Gespräch automatisch übertragen werden.
Stimmt die Rufnummer nicht überein, kann keine automatische Zuordnung stattfinden.
Die Hinterlegung der Gesprächsdateien muss dann manuell stattfinden, über das Dokumentenarchiv des Kunden.
- Möchten Sie die automatische, revisionssichere Speicherung der Gespräche im Maklerservicecenter?
–> Nutzung FinanceScreen und / oder Sipgate notwendig! - Sind die bisher eingesetzten Telefone VoIP-fähig?
–> Sehen Sie in die Beschreibung Ihres Gerätes oder sprechen Sie uns an! - Welche Geräte müsste Sie sich besorgen, damit die Nutzung von Sipgate möglich ist?
–> Oft ist es bereits mit der bestehenden Hardware möglich, die Telefonie über Sipgate abzuwickeln. Werfen Sie einen Blick in die empfohlenen Geräte von Sipgate. Wir empfehlen Ihnen hierfür ein Telefon des Herstellers snom. - Möchte Sie Sipgate als Ergänzung zum bestehenden Telefonanschluss oder soll die gesamte Telefonie zu Sipgate umziehen?
–> Als Ergänzung: Buchung einer neuen Rufnummer, Belassen der „normalen“ Telefonie beim bisherigen Anbieter. Möglichkeit der Weiterleitung einer bestehenden Rufnummer, auf die neue „aufzeichnungsfähige“ Telefonnummer.
–> Als Gesamtumzug: Sie entschließen sich, das Sipgate Ihr einziger Telefonanbieter ist. Es bietet sich dann die Rufnummermitname an. Beachten Sie hierbei bitte Ihre Rest-Vertragslaufzeit beim derzeitigen Anbieter sowie, ob es sich beim bestehenden Vertrag um ein Kombi-Paket handelt (Internet, Telefon, TV, …).
Sipgate bietet nur die reine Telefonie als Dienstleistung an!
- Vorvertragliche Informationen (Konditionen, Portierungen, Ablauf)
Herr Udo Fritsch (und Team)
0211 – 63 555 661
Montag bis Donnerstag von 9 – 17 Uhr
Freitag von 9 – 16 Uhr
- Technischer Support und Einrichtung
Bestandskundenbetreuung (Direktdurchwahl)
0211 – 63 55 33 55
Montag bis Donnerstag von 9 – 17 Uhr
Freitag von 9 – 16 Uhr
Leitfaden zum Einrichten eines Sipgate-Zugangs im MSC
Sollten Sie sich für einen Sipgate (VoIP-Telefonanlagenanbieter) Zugang entschieden haben, finden Sie im folgenden eine bebilderte Anleitung, wie Sie Ihren Account und die Schnittstelle zwischen diesem und dem Maklerservicecenter einrichten.
Diese bestehende Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, aufgezeichnete Kundengespräche vollautomatisiert im Dokumentenarchiv (Menüpunkt Aufgezeichnete Gespräche) des jeweiligen Kunden zu hinterlegen.
Diese Einstellungsmöglichkeit finden Sie im Maklerservicecenter in der Vermittlerebene unter Daten > Service > Sipgate
1.
Nach erfolgreicher Registrierung bei Sipgate (sipgateteam.de) erhalten Sie eine Bestätigungsmail, mit der Sie Ihren Account freischalten können.
Sie erhalten nach 2-3 Werktagen auch auf dem Postweg einen weiteren Freischaltcode, um Ihre angegebene Adresse zu verifizieren.
2.
Im nächsten Schritt müssen Sie sich entscheiden, ob Sie neue Rufnummern buchen, …
ODER
Ihre bestehenden Nummer portieren möchten.
Bitte bedenken Sie, dass die Portierung der Rufnummern Kosten bei Ihrem aktuellen Telefonanbieter verursacht!
3.
Anschließend können Sie weitere Benutzer (z.B. Mitarbeiter) anlegen.
4.
Diese Benutzer erhalten nach dem Anlegen eine E-Mail mit einem Startkennwort.
5.
Im nächsten Schritt müssen die VoIP-Telefone in den jeweiligen Benutzern angelegt werden. Standardmäßig ist bereits ein Telefon hinterlegt, hier „VoIP-Telefon von Marc Reif„, welches von Ihnen editiert werden kann. Möchten Sie ein weiteres Telefon hinzufügen, klicken Sie auf „Neues Telefon anlegen„.
Wie Sie Ihr Telefon konfigurieren, damit dieses mit der VoIP-Telefonanlage verbunden ist, entnehmen Sie bitte den bebilderten Anleitungen, die Sipgate Ihnen zur Verfügung stellt.
6.
Einrichtung des Personal Access Token im Sipgate Team Zugang
Dafür steuern Sie die Benutzereinstellungen an.
Alternativ können Sie auch in der nachstehenden Erklärung auf „Account“ klicken und gelangen direkt an den o.g. Punkt.
https://teamhelp.sipgate.de/hc/de/articles/360017858537-Authentifizierung-mit-Personal-Access-Tokens
7.
Klicken Sie nun auf „Token hinzufügen“
8.
Benennen Sie das Token und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
9.
In der Folgemaske müssen alle Berechtigungen (scopes) freigeben werden, scrollen Sie daher
nach ganz unten, wählen Sie „all scopes“ aus und klicken wieder auf „Weiter“.
10.
Sie erhalten die Benachrichtigung „Token erfolgreich erstellt“ und sehen ein Personal Access Token,
welches Sie nun zwingend kopieren und sichern müssen.
Nach der Sicherung des Tokens, haken Sie „Ich habe das erstellte Ticket gesichert“ an und klicken auf „Schließen“.
11.
Es wird Ihnen nun das angelegte Token angezeigt, hier benötigen Sie noch die Token-ID.
12.
Den letzten Schritt den Sie gehen müssen, ist Ihren Sipgate Account mit dem Maklerservicecenter zu verknüpfen.
Dazu steuern Sie in der Vermittlerebene bitte Daten → Service → Sipgate an.
13.
Dort angelangt, klicken Sie bitte auf „Hinzufügen“
14.
Geben Sie nun Ihre Daten ein und klicken Sie anschließend auf „Speichern & Schließen“ (Diskette mit rotem X).
15.
Abschließend erscheint eine Benachrichtigung, dass die Zugangsdaten korrekt sind.
